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BW Dokument am PC einrichten


Grundsätzliches:

BW Dokument kann in drei verschiedenen Modis installiert werden:

  - Auf einem PC für private Zwecke: In der Regel privat oder für kleine Datenmengen. Login möglich, aber nicht nötig
  - In einem Firmennetzwerk: Die Datenbank wird auf einem Server bereitgestellt.
Die Applikation kann ebenfalls auf einem Serverlaufwerk zentral installiert werden.
Login und User Verwaltung zwingend nötig.

  - Auf einem Laptop: Um Zugriff auf Dokumente zu erhalten sowie Dokumente zu bearbeiten.
Login und User Verwaltung zwingend

BW Dokument kann Dokumente verfolgen und weiterleiten:

  - an Mitarbeiter in der Firma, die an der selben Datenbank einen Account besitzen
  - an eingeladene Mitarbeiter, die keinen Firmen Account besitzen.

Parameter
Auswahl treffen:

  - Server Datenbank: Wenn weitere User am Programm beteiligt sind. Hostname/IP, User und Passwort eintragen (vom Administrator zu erfahren). Der Administrator muss diesem User die Berechtigung erteilen, ein neues Schema in der Datenbank anzulegen oder das Schema 'bwablage' zur Verfügung stellen. Falls ein weiteres Modul von BW - Design verwendet wird, die .exe angeben

  - eingebettete Datenbank:

wenn das Programm nur von Ihnen auf Ihrem Rechner verwendet wird

  - Remote Server:

wenn Sie von Unterwegs auf Ihre Daten zugreifen möchten


Datenbank Connect:
Datenbank IP eintragen, sowie User und Passwort. Anschließend Testen und Speichern drücken. Im Moment benötigen Sie eine MySql - Datenbank ab 5.5

User Einstellungen:
Nur bei Remote Server und Server - Datenbank erforderlich.
Server ID eintragen, User Name vergeben, Mailadresse einfügen und Passwort. Anhaken, welche Berechtigungen erwünscht sind, dann sichern.
Lokale Mitarbeiter sind inhouse mit direktem Netzzugriff des Servers. Empfänger können ebenfalls Dokumente verschicken/bekommen, wenn sie die Rechte haben.

Remote Mitarbeiter:
Darunter fallen alle Bearbeiter und Empfänger von Dokumenten, die nicht inhouse ihren Arbeitsplatz nutzen, sondern in fremden Firmen oder per Laptop arbeiten. Diese Mitarbeiter haben nur Zugriff (eingeschränkt), wenn sie eingeladen werden. Remote Mitarbeiteranmeldung vergibt nur Rechte und Zugriffe

User anlegen/bearbeiten:
Über den Button 'globale User - Einstellungen' kommen zu Sie Ihren Zugangsdaten und können neue User anlegen.
globale User - Einstellungen --> Remote und Fremdmitarbeiter. die außer Haus sitzen und keinen Zugriff auf den Server haben.
Administratorfunktion für die Rechtevergabe

Dokumente einfügen:

  - Paste Dokumente:

Dokument oder Bild aus Zwischenablage durch copy/paste einfügen
  - Import Dokument: Dokument auf Computer suchen oder einscannen (Pdf, Dokumente, Rechnungen, Rundschreiben usw)
  - Ablage zu Betrieb:

Über die Lupe kommen Sie zu Ihren Adress- und Kundendaten. Dort können Sie bestimmen, wem das Dokument zugeordnet wird. Diese Angabe ist zwingend! Mit Betrieb ist die Adresse oder Person gemeint.

  - Datei als Anhang öffnet den Datei - Explorer zur Auswahl
Gültige Formate sind: PDF, jpg, jpeg, png, gif, xls, doc, ppt, pcl und odt sowie Maildateien.
Das Dokument mit Bemerkungen, Suchkriterien, Belegnummer, Adresszuweisung und/oder einem Ursprungsort versehen und in der Datenbank abgelegen.

Suchen von Dokumenten
Bevor der Suchbutton gedrückt wird, ist der Suchfilter einzustellen.
Es können Adress- und Datumszuordnung, beliebige Suchwörter oder eine Belegnummer in den Suchfilter eingetragen werden.
Jeder Filtereintrag schränkt die Suche weiter ein. Ein Eintrag ist mindestens nötig. Der Suchvorgang listet dann in einer Tabellenübersicht alle gefundenen Dokumente auf.

Vorschau
Jedes Dokument kann in einer Vorschau vor dem Speichern geprüft werden. Ein gespeichertes Dokument kann gesucht und ebenfalls in der Vorschau im Detail betrachtet werden. Ein Dokument kann per linkem Mausklick im Dokumentenviewer betrachtet werden. Mit einem rechten Mausklick kann ein Dokument zur erneuten Bearbeitung ausgewählt werden. Mit erneutem Speichern eines Dokumentes, wird eine Dokumetenhistorie angelegt. Ein Dokument kann nicht gelöscht oder überschrieben werden.

Pdf teilen
Ist ein Pdf in mehere Dokumente aufzuteilen, kann das PDF pro Seite/n als neues Dokument gespeichert werden.

Ablage speichern
Das Dokument wird in der Datenbank abgelegt, die Betriebs/Personen/Adress ID und das Feld Beschreibung MÜSSEN gefüllt sein.